Schnellstmöglich und dauerhaft zur IT-Dokumentation
Es ist schwer, eine nachhaltige IT-Dokumentation aufrechtzuerhalten und dadurch Probleme wie Kopfmonopole und lange Servicezeiten zu vermeiden. Wir verstehen, dass du nicht länger von lediglich im Kopf oder in unorganisierten Eigenlösungen gespeicherten Informationen abhängig sein möchtest, aber auch keine umständliche Lösung einführen willst, die deine Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit behindert.
In den letzten mehr als 15 Jahren habe ich viele Herausforderungen identifiziert und innovative Lösungen entwickelt, um diese zu überwinden. Mein Unterstützungskonzept ist einzigartig auf den Markt abgestimmt und zielt darauf ab, euch nicht nur das notwendige Wissen zu vermitteln, sondern dich auch effektiv durch jede Phase deines Projekts zu begleiten. Lass uns gemeinsam deine individuelle und erfolgreiche IT-Dokumentation aufbauen.
Die Probleme
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu einer Reihe von Problemen führen. Eines davon ist das lange Suchen nach wichtigen Informationen, da diese nicht ausreichend organisiert und strukturiert sind. Ein weiteres Problem ist die Unklarheit über die Aktualität und Vollständigkeit der Daten, was zu Fehlentscheidungen führen kann. Dies kann auch zu Abhängigkeiten von bestimmten Personen führen, die als „Gatekeeper“ fungieren und den Zugang zu wichtigen Informationen kontrollieren. Zusätzlich kann eine unzureichende IT-Dokumentation für die Mitarbeiter unhandlich und zeitaufwendig sein, was die Effizienz beeinträchtigt. Das Ganze lässt sich in drei Kategorien zusammenfassen.
Zeitmangel
Eine mangelhafte IT-Dokumentation kann zu erheblichen Zeitengpässen führen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter belastend sein können. Ohne eine ausreichende Dokumentation haben die Mitarbeiter keine Zeit für Optimierungen, sondern sind ständig damit beschäftigt, dringende Probleme zu lösen. Dies führt dazu, dass wenig Zeit für Weiterbildung und Entwicklung bleibt. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert länger, da wichtige Informationen nicht leicht zugänglich sind. Mitarbeiter werden auch oft in ihrem Urlaub oder bei Krankheit von ihren Kollegen oder Vorgesetzten angerufen, weil wichtige Informationen nicht dokumentiert sind.
Budgetmangel
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu erheblichen Budgetengpässen führen, die sich negativ auf die Finanzen des Unternehmens auswirken können. Ohne eine ausreichende Dokumentation kann es vorkommen, dass unnötige Verträge nicht rechtzeitig gekündigt werden, nicht mehr benötigte Lizenzen bezahlt werden und unnötig angeschaffte Hardware beschafft wird. Es kann auch schwierig sein, die Kapazitäten der IT-Systeme richtig einzuschätzen und es können keine hochwertigen Schulungen finanziert werden, um die Mitarbeiter fit für ihre Aufgaben zu machen.
Fehlende Sicherheit
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu erheblichen Problemen bei der IT-Sicherheit führen. Ohne eine ausreichende Dokumentation ist es schwierig, den Aufbau der IT-Infrastruktur zu verstehen und das Risiko von Sicherheitslücken zu minimieren. Der Software-Stand der Systeme ist nicht bekannt und es ist schwierig, sicherzustellen, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand und somit gegen bekannte Sicherheitsrisiken geschützt sind. Auch die Konfiguration von z.B. Switchen und Firewalls ist oft unklar, was das Risiko von Datenlecks erhöht. Eine unklare Lizenzierung kann auch dazu führen, dass das Unternehmen gegen rechtliche Vorschriften verstößt und das Risiko von Strafen und Schadensersatzansprüchen erhöht.
Die Probleme
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu einer Reihe von Problemen führen. Eines davon ist das lange Suchen nach wichtigen Informationen, da diese nicht ausreichend organisiert und strukturiert sind. Ein weiteres Problem ist die Unklarheit über die Aktualität und Vollständigkeit der Daten, was zu Fehlentscheidungen führen kann. Dies kann auch zu Abhängigkeiten von bestimmten Personen führen, die als „Gatekeeper“ fungieren und den Zugang zu wichtigen Informationen kontrollieren. Zusätzlich kann eine unzureichende IT-Dokumentation für die Mitarbeiter unhandlich und zeitaufwendig sein, was die Effizienz beeinträchtigt. Das Ganze lässt sich in drei Kategorien zusammenfassen.
Zeitmangel
Eine mangelhafte IT-Dokumentation kann zu erheblichen Zeitengpässen führen, die sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter belastend sein können. Ohne eine ausreichende Dokumentation haben die Mitarbeiter keine Zeit für Optimierungen, sondern sind ständig damit beschäftigt, dringende Probleme zu lösen. Dies führt dazu, dass wenig Zeit für Weiterbildung und Entwicklung bleibt. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert länger, da wichtige Informationen nicht leicht zugänglich sind. Mitarbeiter werden auch oft in ihrem Urlaub oder bei Krankheit von ihren Kollegen oder Vorgesetzten angerufen, weil wichtige Informationen nicht dokumentiert sind.
Budgetmangel
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu erheblichen Budgetengpässen führen, die sich negativ auf die Finanzen des Unternehmens auswirken können. Ohne eine ausreichende Dokumentation kann es vorkommen, dass unnötige Verträge nicht rechtzeitig gekündigt werden, nicht mehr benötigte Lizenzen bezahlt werden und unnötig angeschaffte Hardware beschafft wird. Es kann auch schwierig sein, die Kapazitäten der IT-Systeme richtig einzuschätzen und es können keine hochwertigen Schulungen finanziert werden, um die Mitarbeiter fit für ihre Aufgaben zu machen.
Fehlende Sicherheit
Eine unzureichende IT-Dokumentation kann zu erheblichen Problemen bei der IT-Sicherheit führen. Ohne eine ausreichende Dokumentation ist es schwierig, den Aufbau der IT-Infrastruktur zu verstehen und das Risiko von Sicherheitslücken zu minimieren. Der Software-Stand der Systeme ist nicht bekannt und es ist schwierig, sicherzustellen, dass alle Systeme auf dem neuesten Stand und somit gegen bekannte Sicherheitsrisiken geschützt sind. Auch die Konfiguration von z.B. Switchen und Firewalls ist oft unklar, was das Risiko von Datenlecks erhöht. Eine unklare Lizenzierung kann auch dazu führen, dass das Unternehmen gegen rechtliche Vorschriften verstößt und das Risiko von Strafen und Schadensersatzansprüchen erhöht.
Unsere Lösung
1. Planung der IT-Dokumentation
Zum Start finden wir den größten Benefit (das „Warum“) der IT-Dokumentation heraus. Danach holen wir uns die entsprechenden Bedarfe, Wünsche, Sorgen etc. bei den Beteiligten und prüfen Quellen, Aufwände, Verantwortlichkeiten, Nomenklaturen, Prozesse, Tools und alles Weitere. Wir erstellen eine Art Routenplaner (Configuration Management Plan) für das Projekt, der auch für die zukünftigen Erweiterungen der Dokumentation verwendet werden kann.
2. Umsetzung der IT-Dokumentation
Wenn wir die Planung beendet haben, werden alle Beteiligten entsprechend vorbereitet. Heißt konkret, es wird geschult, Importe werden geplant, händische Erfassungen organisiert, i-doit oder andere Tools konfiguriert und alles für den Tag vorbereitet, an dem die Umstellung passieren soll. In dieser Phase entscheidet sich, ob das Projekt am Ende erfolgreich abgeschlossen und nachhaltig weitergeführt wird.
3. Betrieb der IT-Dokumentation
Sobald alle Themen aus der Umsetzung fertig sind, findet der eigentliche Betrieb der IT-Dokumentation statt. Während des Betriebes werden unter anderem Fragen beantwortet und erste interne Audits durchgeführt. In den Audits wird jeweils über den aktuellen Stand gesprochen und direkt Kurskorrekturen vorgenommen. So gewährleisten wir, dass die IT-Dokumentation sich immer näher an Ihre Arbeitsweise anschmiegt und am Ende wie angegossen sitzt.
4. Optimierung der IT-Dokumentation
Bei der Optimierung prüfen wir nun, ob die Anforderungen erfüllt und alle Beteiligten mit der IT-Dokumentation zufrieden sind. Zusätzlich kann nun mit den ersten größeren Ausweitungen/Ergänzungen gestartet werden.
Unsere spezielle Methode
1. Planung der IT-Dokumentation
Zum Start finden wir den größten Benefit (das „Warum“) der IT-Dokumentation heraus. Danach holen wir uns die entsprechenden Bedarfe, Wünsche, Sorgen etc. bei den Beteiligten und prüfen Quellen, Aufwände, Verantwortlichkeiten, Nomenklaturen, Prozesse, Tools und alles Weitere. Wir erstellen eine Art Routenplaner (Configuration Management Plan) für das Projekt, der auch für die zukünftigen Erweiterungen der Dokumentation verwendet werden kann.
2. Umsetzung der IT-Dokumentation
Wenn wir die Planung beendet haben, werden alle Beteiligten entsprechend vorbereitet. Heißt konkret, es wird geschult, Importe werden geplant, händische Erfassungen organisiert, i-doit oder andere Tools konfiguriert und alles für den Tag vorbereitet, an dem die Umstellung passieren soll. In dieser Phase entscheidet sich, ob das Projekt am Ende erfolgreich abgeschlossen und nachhaltig weitergeführt wird.
3. Betrieb der IT-Dokumentation
Sobald alle Themen aus der Umsetzung fertig sind, findet der eigentliche Betrieb der IT-Dokumentation statt. Während des Betriebes werden unter anderem Fragen beantwortet und erste interne Audits durchgeführt. In den Audits wird jeweils über den aktuellen Stand gesprochen und direkt Kurskorrekturen vorgenommen. So gewährleisten wir, dass die IT-Dokumentation sich immer näher an Ihre Arbeitsweise anschmiegt und am Ende wie angegossen sitzt.
4. Optimierung der IT-Dokumentation
Bei der Optimierung prüfen wir nun, ob die Anforderungen erfüllt und alle Beteiligten mit der IT-Dokumentation zufrieden sind. Zusätzlich kann nun mit den ersten größeren Ausweitungen/Ergänzungen gestartet werden.
Ihre Vorteile im Überblick
IT-Dokumentationsexperte Christian Reiß
Christian Reiß, Gründer von donamic, hat mehr als ein 15 Jahre Erfahrung als IT-Dokumentations-Spezialist. Er hat die wichtigsten Herausforderungen im Bereich IT-Dokumentation identifiziert und innovative Lösungen entwickelt, um diese zu vermeiden.
Mit seinem einzigartigen Beratungskonzept unterstützt er dich nicht nur dabei, das notwendige Wissen zu erlangen, sondern begleitet dich auch effektiv durch jede Phase deines Projekts.
Es kann manchmal schwierig sein, die notwendige Zeit und Ressourcen dafür zur Verfügung zu stellen. Indem wir Prioritäten setzen und uns auf die wichtigsten Bereiche konzentrieren und Tools zur Verwaltung und Automatisierung der Dokumentation verwenden, könnt ihr eine umfassende IT-Dokumentation aufbauen, auch wenn Zeit knapp ist.
In unserer Strategie legen wir großen Wert darauf, dass die Zeit der Mitarbeiter so gering wie möglich beansprucht wird. Dazu beziehen wir nur die notwendigen Mitarbeiter in den Prozess der IT-Dokumentation ein und vorbereiten alles so, dass der Aufwand für sie so gering wie möglich ist. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Verwendung von Tools zur Dokumentationsverwaltung können wir sicherstellen, dass die Dokumentation schnell, effizient und mit minimalem Zeitaufwand aufgebaut werden kann. So können wir sicherstellen, dass die Zeit und Ressourcen unserer Mitarbeiter optimal genutzt werden und gleichzeitig eine gründliche IT-Dokumentation aufbauen.
Ich persönlich halte i-doit für das flexibelste und kosteneffizienteste Tool auf dem Markt für IT-Dokumentation. Es ist leicht zu verstehen und anzupassen, sobald man es einmal verstanden hat. Und die Erklärung ist ein Bestandteil des Strategie-Pakets. Es kann aber natürlich auch mit anderen Tools umgesetzt werden.
Wir haben einen sehr speziellen Bedarf an eine Dokumentation. Ist i-doit trotzdem das richtige Tool?
i–doit ist ein sehr anpassungsfähiges Tool, das jeden Bedarf an eine strukturierte Dokumentation, auch weit abseits der IT, abdecken kann. Durch seine vielfältigen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten kann es mit wenigen Klicks an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden. Zudem bietet i–doit eine Vielzahl an Vorlagen und Beispielen, die den Einstieg in die Erstellung einer IT–Dokumentation erleichtern.
Obwohl eine saubere IT–Dokumentation immens Zeit und Kosten sparen und die Sicherheit erhöhen kann, wird das Budget dafür oftmals sehr eingeschränkt. Glücklicherweise ist i–doit eine erschwingliche Lösung, deren Kosten individuell und vom Umfang der Dokumentation und der gewünschten Ausstattung abhängen. Unsere Unterstützung kommt dazu in Form eines „All–Inclusive–Pakets“ daher, sodass die Kosten vorab vollständig abschätzbar sind.