IT-Dokumentation: Vorlage gesucht? Warum das schiefgeht — und was stattdessen funktioniert.
Sie haben nach einer Vorlage für Ihre IT-Dokumentation gesucht — Word, Excel, am besten fertig ausgefüllt. Verständlich: Irgendwo muss man ja anfangen. Aber aus hunderten IT-Umgebungen seit 2008 kann ich Ihnen sagen, wie diese Geschichte fast immer ausgeht: Die Vorlage wird heruntergeladen, zu einem Drittel befüllt — und stirbt dann leise auf dem Netzlaufwerk, neben den drei Excel-Listen, die sie ersetzen sollte.
Warum Vorlagen scheitern — drei Gründe aus der Praxis
1. Die Struktur ist die einer fremden IT
Jede Vorlage bildet die Annahmen ihres Autors ab — dessen Netzwerk, dessen Prozesse. Ihre IT ist anders. Also verbiegen Sie entweder Ihre Realität, bis sie in die Tabellen passt, oder die Vorlage, bis nichts mehr von ihr übrig ist. Beides kostet mehr Zeit, als selbst zu strukturieren.
2. Eine Vorlage beantwortet nicht die einzige wichtige Frage
Nämlich: Wer braucht welche Information in welcher Situation? Der Bereitschaftsdienst um 2 Uhr nachts braucht etwas anderes als die Revision im April. Eine Dokumentation, die nicht von diesen Momenten her gedacht ist, dokumentiert am Bedarf vorbei — egal wie vollständig die Vorlage aussieht.
3. Das Problem war nie das leere Blatt — es ist die Pflege
Die Vorlage löst den Anfang, aber am Anfang scheitern die wenigsten. Sie scheitern sechs Monate später, wenn niemand die Änderungen nachträgt und wieder „verschiedene Stände" kursieren. Was Pflege überlebt, ist Struktur mit Verantwortlichkeiten — kein Formular.
Was stattdessen funktioniert
Häufige Fragen zur IT-Dokumentation ohne Vorlage
Was gehört in eine IT-Dokumentation?
Das, was Ihre Situationen verlangen: die Systeme und ihre Beziehungen (Server, Netze, Standorte, Verträge, Lizenzen), die Zuständigkeiten — und die Antworten auf die Momente aus Schritt 01. Eine vollständige Liste „für alle" gibt es nicht; genau deshalb scheitern Vorlagen.
Reicht nicht erstmal Excel?
Für eine erste Inventur: ja. Excel scheitert an dem Punkt, an dem Beziehungen wichtig werden — welche Auswirkung ein Ausfall hat, was an welchem Switch hängt. Ab da brauchen Sie ein System, das Verbindungen kennt, sonst pflegen Sie dieselbe Information an drei Stellen.
Wie fangen wir konkret an, wenn nicht mit einer Vorlage?
Mit den drei Schritten oben — und wenn Sie dabei Begleitung wollen: Im kostenlosen i-doit-Training zeige ich, wie aus Ihrem vorhandenen Wissen Schritt für Schritt eine Struktur wird.
Welche Struktur passt zu Ihrer IT?
Im kostenfreien Erstgespräch sortieren wir in 45 Minuten Ihren Stand. Sie gehen mit einem groben Fahrplan raus, auch wenn Sie (noch) kein i-doit nutzen.